Работа с удалёными командами

Людмила Викторовна Леонова
  • 1 мин
  • 84

В работе мы всё чаще взаимодействуем с удалёнными сотрудниками. Я хочу поделиться опытом: расскажу, какие правила действуют в моих удалённых командах, как мы распределяем между собой обязанности и что стоит учесть в корпоративной культуре.

Какими инструментами и каналами связи пользоваться

Я рекомендую выбрать инструменты для проведения видеовстреч, ведения деловой переписки и для фиксации внутренних документов. В своей работе я использую платформу ZOOM, мессенджер Teleram и Гугл.Диск для хранения документов.

Правила пользования инструментами:

Платформы для видеоконференций

  • выйти с ноутбука с тихого места со стационарного места (не идти, не ехать);
  • зайти по ссылке заранее, чтобы проверить связь (примерно за 5 минут до встречи);
  • место должно быть с устойчивой связью;
  • выходить на связь нужно в наушниках;
  • освободить себе 2 часа на встречу заранее;
  • выходить на видеосвязь с хорошим освещением, камера должна быть направлена на лицо;
  • сотрудник должен быть готов в любой момент включиться в диалог, параллельно не работать, не вести переписку, не разговаривать с кем-то;
Для видеовстречи необходимо назначить:
  • модератора, чтобы не уходить от тем;
  • секретаря для резюмирования встречи, обозначения задач со сроками выполнения и отправки этой информации в чат с запросом об обратной связи.

Задачи переносятся в документ вместе со сроками и другими деталями.

Телеграм

  • отключить уведомления в чате;
  • обращаться к членам команды через упоминания пользователя;
  • в одном сообщении должен быть изложен весь смысл вопроса или задачи;
  • личное писать в личные сообщения. Касательно темы чата — в чат;
  • обязательна обратная связь.

Гугл.Диск

  • создать свой аккаунт в Google, либо иметь логин и пароль от корпоративной почты, чтобы не потерять доступ к ведущимся документам.

Неформальное общение/кофе пауза онлайн.

Создается для неформального обмена новостями по работе. Не для обсуждения каких либо личных вопросов. Каждому участнику дать время поделиться новостями (5 мин). Либо если есть вопрос от человека конкретный он может написать об этом заранее, устраивать мозговой штурм.

Такие встречи можно также фиксировать, как и официальные (составить резюме, зафиксировать задачи).

Такая работа может быть эффективнее, чем встречи офлайн, для мозговых штурмов и обсуждения проектов. На такие встречи уходит меньше времени, если его ограничить с помощью модератора.

Культура и правила удаленной команды.

  1. При постановке задач необходимо назначать сроки и ответственного исполнителя;
  2. Не навязывать свое мнение, не давить, а разъяснять, приводя аргументы, использовать сравнительные критерии;
  3. Слушать и слышать друг друга (давать обратную связь и поддержку);
  4. Все то, о чем договаривались на онлайн встрече, должно быть текстом отправлено в чат команды. Договорились — записали;
  5. В самом начале удаленной работы распределить обязанности каждого сотрудника, назначить ответственного. Определиться с интересами сотрудников, исходя из которых и будут распределены его обязанности;
  6. Включаться в работу на 100%: взялся — исполняй, не можешь — предупреди;
  7. Проработать систему поддержки онлайн (для поддержания настроения в команде); 
  8. 5 минут — это 5 минут;
  9. Не понял — спроси у того, кто является носителем сообщения, не придумывай ответ самостоятельно;
  10. Обязательно подтверждать коммуникацию (реагировать на сообщения, задавать вопросы);
  11. Быть четким и лаконичным, беречь время друг друга.

Грамотно руководить удалёнными командами можно обучиться на комплексном курсе «Психология гостеприимного сервиса» — это курс для руководителей и топ-менеджеров, готовых развиваться и расти вместе со своей командой.

Уточнить стоимость и записаться по тел.: +7-963-180-1571 (Татьяна)
В Телеграм-канал